経費精算の領収書を電子化しよう！やり方やメリットを解説！

経費精算における領収書の整理は手間のかかる作業ですが、電子化すればスムーズな経費処理が実現します。

以前は、原則紙の領収書を保存することが定められていました。しかし現在は法律の改正によって、領収書をはじめとする書類の電子化が進められています。

このペーパーレス化によって、膨大だった経費処理の作業量と、作業にかかる人員を減らせるようになりました。

電子領収書の発行には、パソコンでPDF形式の領収書を作成する方法が一般的です。この方法は手軽に発行が可能ですが、手入力による記載ミスや漏れが発生するリスクが伴います。特に金額や取引先の情報に誤りがあると、トラブルになる恐れもあるでしょう。

こうしたリスクを軽減し、効率的に電子領収書を発行するためには、専用のシステムの導入が有効です。システムを利用することで、電子帳簿保存法が定める保存要件を満たしつつ、自動化によるミスの削減や業務効率化が実現します。

多くの事業者がこうしたシステムを活用しており、コンプライアンスを守りながら経費精算業務のプロセスを最適化しています。

電子帳簿保存法は、帳簿や決算書、請求書などの国税に関する帳簿書類を、一定の条件を満たした場合にデータ形式で保存することを認める法律です。この法律の目的は、ペーパーレス化の推進や業務効率化を支援することにあります。

ただし、電子帳簿保存法に基づいて帳簿や書類を電子データで保存する場合、それぞれの書類の種類に応じた保存要件を満たす必要があるため、制度を正しく把握することが重要です。

2024年1月の改正により、電子帳簿保存法における複数の項目が変更されました。この改正は、電子取引データ保存の義務化に対応する企業や個人事業主にとって、業務の効率化とコンプライアンス遵守を両立するための重要なポイントとなります。主な変更点は以下のとおりです。

　1.　電子取引データ保存の義務化
すべての電子取引において、電子データをデータ形式のまま保存することが義務付けられました。印刷して紙で保存することは認められず、適切なシステムやフォーマットでの管理が求められます。

　2.　タイムスタンプ付与期間の変更
タイムスタンプの付与期間が「最長2ヵ月＋7営業日以内」に緩和されました。これにより、企業は実務上の運用がより柔軟になります。

　3.　検索要件の緩和
電子取引データの保存における検索要件が簡略化され「取引年月日」「取引金額」「取引先」の3つの条件で検索できれば良いとされました。従来よりも要件が軽くなり、中小企業や個人事業主にとってのハードルが下がりました。

　4.　紙帳簿の保存義務の廃止
電子帳簿保存を適切に行っている場合、これまで7年間求められていた紙帳簿の保管が不要になりました。これによりペーパーレス化が進むと同時に、保管スペースの削減にも役立ちます。

　5.　猶予措置の導入
システム対応が間に合わない事業者向けに、一定の条件下での猶予措置が設けられました。これにより準備期間に不足を感じている企業も、段階的に対応を進めることができます。

企業が管理する帳簿類の電子化は、1998年に施行された「電子帳簿保存法」が始まりです。これにより、財務会計や販売管理システムなどで作成した国税関係の帳簿書類は、電子化による保存が認められるようになりました。

ただし、認められたものは「電子データとして作成された帳簿書類のみ」で、紙の帳簿類をスキャンした電子データの保存は認められませんでした。

その後、2005年に「e-文書法」が施行され、スキャンされた帳簿類の一部電子化保存が可能となりました。領収書についても電子データでの保存が許可されましたが、要件が厳しく、実務に取り入れることは難しい状況でした。

しかし、2015年に「e-文書法」が改正され、スキャナ保存に関する要件が緩和。2016年の電子帳簿保存法改正でさらに緩和が進み、スマートフォンやデジタルカメラの撮影による領収書の電子化保存も認められるようになりました。

2016年の当時定められていた、電子取引を行った場合のデータ保存に関する要件は以下の2つでした。

　●　発行者によってタイムスタンプが付与された電磁的記録を受領した場合は、データの受信後に遅滞なくタイムスタンプを付与する
　●　改ざん防止のため事務処理規程を作成して運用する

受領者のタイムスタンプ付与は「おおむね3営業日以内」と定められており、多くの企業では対応が困難とされていました。しかし、2020年に「電子帳簿保存法」が大幅に改正され、取引データの保存要件も大きく緩和されました。

この改正に伴う保存要件の変更点は以下の2つです。

　●　受領者側が、データを改変できないシステムやサービスを利用すること
　●　発行者がタイムスタンプを付与すること

「受領者側でタイムスタンプを付与する必要」がなくなったことがポイントとして挙げられます。このように改正は繰り返し行われており、電子化のハードルは年々下がっています。

電子帳簿保存法の詳細については、こちらの記事がおすすめです。
【記事】電子帳簿保存法とは？要件や改正内容をチェック！ペーパーレス化を進めよう

領収書を電子化して保存すると、以下のようなメリットがあります。

ペーパーレス化によって、経理部門の作業効率がアップします。保存した電子データはパソコン上で簡単に検索できるため、書類を探す時間の短縮につながります。

電子帳簿保存法において、検索できるようにするためには「取引年月日」「取引金額」「取引先」の3つの条件で検索可能にすることが必須の要件です。この要件を守ることで、迅速かつ正確なデータ検索が可能になり、業務効率化をさらに向上できます。

さらに、電子化と併せて会計システムなどを導入すれば、経費データの自動取り込み機能なども活用でき、人の手で行っていた業務の自動化と効率化が実現できます。

経費精算の領収書類を電子データで保存できれば、紙に印刷する必要がありません。そのため、印刷コストの削減につながり、印刷に費やしていた時間も短縮できます。

削減できるコストや作業量はわずかでも、中長期的に見ると大幅なコストの削減になるので、電子保存を導入する価値は十分にあるでしょう。また、領収書を電子化することで、保管していた収納スペースの確保も不要になります。

領収書の電子化は、企業の「デジタルトランスフォーメーション（DX：Digital Transformation）」の推進において重要なステップです。紙の書面をデジタル化することで、従来の煩雑な業務プロセスを見直し、効率化を図ることができます。

特に、領収書を電子データとして保存することで、経理部門の業務がデジタル環境で完結し、紙の書類をやり取りする必要がなくなります。これにより、経理処理や承認作業がオフィスに依存せず、リモートワークや柔軟な働き方の実現が可能になります。

さらに、領収書の電子化による効率化は、企業全体の働き方改革にも寄与します。例えば、出張者や現場担当者が領収書をリアルタイムで提出できる環境が整えば、経費精算が迅速化され、社員の負担軽減にもつながるでしょう。

これまで経費精算申請や処理のためだけにオフィスへ出社していた出張者や経理担当者が、出張先や自宅から申請・処理できるようになります。こういった取り組みにより、働きやすい職場環境の構築や生産性の向上につながる可能性があります。

紙の領収書は、紛失や破損のリスクが高いことが大きな課題です。しかし、領収書を電子データ化して安全に保管することで、これらのリスクの回避が可能です。

電子化された領収書は、クラウドストレージや専用のデータベースに保存されるため、物理的な災害や火災、盗難などの被害を受けにくくなります。特に、災害時や緊急時にも重要なデータが失われることなくアクセスできる点は、リスク管理の観点からも非常に有益です。

また、紙の書類はコピーや抜き取りが容易なため、データが漏えいするリスクもあります。しかし、電子データで管理すれば、パスワードなどの設定による厳重なデータ管理が実現します。

そのような取り組みを進めることで、不測の事態にも企業活動を継続するための計画である「事業継続計画（BCP：Business Continuity Plan）」の向上にも直結するでしょう。

領収書の電子化には多くのメリットがありますが、進めるにあたっていくつかのデメリットや注意点も存在します。主なものを把握しておきましょう。

電子化を進めるためには専用のシステムが必要であり、導入にはコストが発生します。例えば、ソフトウエアや機器の購入費用、システム設定の費用などが含まれます。また、導入時には現場社員が使いこなすための教育やトレーニングも要し、そのための時間や人的リソースも必要です。

特に、中小企業では限られた予算や人員の中で、こうした取り組みを進めることが大きな課題となる場合があります。システム導入前に費用対効果を慎重に検討し、自社のニーズに合った選択をすることが重要です。

システムの利用には、トラブルやデータ損失のリスクが伴います。システム障害が発生すると、データへのアクセスが一時的に制限されたり、業務が停止したりする恐れがあります。

また、誤ってデータを削除してしまった場合や、サイバー攻撃によるデータ漏えいなどのリスクも考慮しなければなりません。これらのリスクを最小限に抑えるためには、定期的なバックアップやセキュリティ対策が不可欠です。

クラウドサービスを利用する場合でも、信頼性の高いプロバイダーを選びましょう。システム障害が発生した際の対応手順や復旧プランを、事前に策定しておくこともリスク管理の一環として必要です。

続いて、経費精算で電子保存が可能な帳簿書類について、解説します。電子化できる帳簿書類は電子帳簿保存法により、以下の3つに分けられています。

　●　国税関係帳簿
仕訳帳や総勘定元帳、売掛帳、現金出納帳などが該当します。これらは「電子帳簿等保存」に分類され、会計システムで電子的に作成した帳簿は、一定の要件を満たせばそのまま電子データでの保存が可能です。ただし電子保存は任意であり、従来の紙保存も認められています。

　●　国税関係書類
決算関係書類（貸借対照表、損益計算書など）と取引関係書類（請求書、見積書など）に分けられます。決算関係書類は要件を満たせばデータ保存が可能です。

取引関係書類は、紙の場合はスキャンして保存できます。また、自社で発行した写し（控え）のうち、パソコンなどで作成したものについては「電子帳簿等保存」の対象です。
取引先から電子的に交付された場合は「電子取引のデータ保存」に該当します。

　●　電子取引のデータ保存
WEB請求書やPDFファイルなど電子的にやりとりされた書類は、そのままデータで保存することが義務化されています。対象書類は国税関係書類と同様ですが、授受方法によって区分が変わるため注意が必要です。

帳簿書類の電子保存には「自社で一貫して統一的に電子的な会計データを作成しなければならない」という規定があります。しかし、一般的な会計ソフトや会計システムはこの要件を満たしているため、電子保存の難易度は高くありません。

電子帳簿保存法では、帳簿や取引書類の保存方法が以下の3つに区分されています。それぞれ異なる保存要件が設けられているため、適切な対応を把握しておく必要があります。

最初から電子的に作成された帳簿や領収書の控えを、データとして保存する方法です。従来と同様に紙での保存も可能ですが、電子データの保存には改ざん防止措置や検索性の確保など、一定の要件を満たす必要があります。

電子帳簿等保存の対応は任意であるため、企業や個人事業主は自社の業務効率化の観点から柔軟に導入を検討することが可能です。

紙の取引関係書類をスキャナやスマートフォンで電子化し、データとして保存する方法です。これにより、保管スペースの削減やデータの統一が可能になります。ただし、法的要件を満たすためには、以下の条件を整える必要があります。

　●　改ざん防止措置：タイムスタンプの付与や入力時の監督者確認など。
　●　検索性の確保：日付や金額、取引先名での検索が可能なシステムの使用。
　●　解像度・階調の要件：スキャナで読み取ったデータが原本と同等に視認できること。

これらの要件を満たすためには、対応可能なシステムの導入が必須です。スキャナ保存は任意対応ですが、業務プロセスの効率化に高い効果が期待できます。

電子取引で受領または送付した取引情報を、一定の保存要件に基づいて電子データのまま保存することが義務付けられています。この保存方法は義務であるため、すべての法人・個人事業者が対応しなければなりません。

具体的な保存要件は以下のとおりです。

　●　電子データのまま保存：電子メールやクラウドサービスで受領したデータをそのまま保存し、印刷して紙で保存することは認められない。
　●　改ざん防止措置：タイムスタンプや履歴管理機能を備えたシステムを使用すること。
　●　検索性の確保：取引年月日、金額、取引先での検索機能を実装。

電子取引データ保存は2024年1月から義務化されており、これに対応するシステムや運用体制の整備が求められます。

電子帳簿保存法では、受領方法に応じた領収書の保存がルールとして定められています。それぞれの保存方法について以下で見てみましょう。

2024年1月の改正により、電子取引で受領した領収書データについては、電子データのまま保存することが義務付けられました。この保存方法には以下の要件が求められます。

真実性の確保
データの改ざんを防ぐため、タイムスタンプの付与やシステム内での履歴管理が必要です。また、データの訂正や削除が行われた場合でも履歴が残る仕組みが求められます。

可視性の確保
保存されたデータを簡単に閲覧でき、取引年月日、金額、取引先の3つの条件で検索できるようにしておきましょう。

ただし、特定の条件を満たした場合、一部またはすべての要件が免除されるケースもあります。

紙の領収書については、以下の2つの方法から保存方法を選ぶことができます。

紙のまま保存
従来どおり、領収書を紙で保管する方法です。この場合、特別な要件はありません。

スキャナ保存
紙の領収書をスキャナやスマートフォンで電子化し、データとして保存する方法です。この場合、以下の要件を満たす必要があります。

　●　タイムスタンプの付与
領収書をスキャン後、一定期間内にタイムスタンプを付与。
　●　検索性の確保
データが取引年月日、金額、取引先で検索できること。
　●　解像度と階調の要件
スキャンされたデータが原本と同じ内容であると保証できること。

スキャナ保存は紙の保存スペースを削減し、業務効率化を実現する手段として有効ですが、電子データ保存に比べていくつかの要件を満たす必要があります。

領収書の保存期間は法律で定められており、取引先が法人や個人事業主、もしくは領収書がインボイス（適格請求書）の場合でそれぞれ異なります。以下でそれぞれ見てみましょう。

法人は法人税法や消費税法によって、確定申告の提出期限の翌日から7年間領収書を保管することが定められています。

ただし、青色申告で繰越欠損金が存在する場合、保存期間は10年間に延長されます（ただし、2018年4月1日以前に開始した事業年度の場合は9年間）。繰越欠損金が関係する年度は、通常の保存期間より長く保存しなければなりません。

個人事業主の場合、青色申告と白色申告では保存期間が異なります。

　● 青色申告の場合
青色申告の場合、 領収書を「現金取引等関係書類」として7年間保存します。 なお、結果が300万円以下の場合は、5年間の保存で問題はありません。
　●　白色申告の場合
白色申告であれば、保存期間は確定申告期限の翌日から起算して5年間です。

インボイス制度（適格請求書等保存方式）の対象となる領収書は、次のように保存が求められます。

　● 保存期間
引き渡し日または提供日が貯金期間の末日から、2ヶ月を経過した日を起算日として7年間保存する必要があります。
●保存場所
納税地にある取引に関する事務所または事業所で管理しなければなりません。

ここからは、経費精算を電子化する具体的な方法について、詳しく紹介します。手順を確認して、領収書などの電子化を進める際の参考にしてください。

経費精算で電子保存・スキャナ保存を利用する前提として、電子データが原本であることを真実性と可視性の確保によって証明する必要があります。真実性と可視性の確保における概要は、以下のとおりです。

真実性の確保
　●　訂正・削除履歴の確保
　●　相互関連性の確保
　●　関係書類などの備付け

可視性の確保
　●　見読可能性の確保
　●　検索機能の確保

また、改ざん防止のために以下のいずれかの対応が求められます。

以前は領収書を電子化保存する場合、所轄の税務署へ届出書とその他必要書類を提出する必要がありましたが、2022年1月の改正により、事前申請が不要となりました。

2022年1月1日以降に備え付ける帳簿書類については承認を受ける必要はありませんが、それ以前の領収書をさかのぼって電子保存する場合や、過少申告加算税の軽減のために帳簿を電子化したい場合などには別途届出が必要となります。

領収書などの証憑書類を電子化する流れを改めて確認してみましょう。

手順は以下のとおりです。

　1.　対応しているシステムを導入する
　2.　真実性と可視性を確保する

手間がかかるようにも見えますが、電子化に対応しているシステムを導入すると、そのシステムの提供側が書類の作成や申請を行ってくれることもあります。そのため、実際には「1. 対応しているシステムを導入する」だけで済む場合もあります。

この記事では、経費精算の領収書を電子化するやり方やメリットについて解説しました。経費精算の領収書を電子化すれば、コストやセキュリティ面で多くのメリットがあります。ペーパーレス化も実現するので、経理業務の効率化にもつながるでしょう。

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