集中購買・分散購買とは？購買管理を効率化・透明化する方法も解説

集中購買とは、企業の本社が一括して全社の材料や部品の調達を行う購買手法のことです。中央購買とも呼ばれ、企業全体の購買業務を本社で統括することで、効率的な発注やコスト削減につながります。各事業所や工場は独自に調達を行わず、すべて本社が取り仕切るため、購買プロセスを明確化することができます。

集中購買の主なメリットは以下のとおりです。

　　●　仕入れコストが下がる
　　●　仕入れを一元管理できる
　　●　事業所や工場の業務負担が減る

集中購買の最大のメリットともいえるのが、価格交渉力が高まる点です。各事業所が個別に行う場合と比べて全社的に大規模な発注を行うため、仕入れ先と価格交渉しやすくなります。より有利な条件で材料や部品を調達できる可能性が高くなるでしょう。

また、仕入れコストの一元管理が容易になり、企業全体でのコスト管理や資材管理がしやすくなります。さらに、在庫管理や購買のルールを徹底でき、全社的な管理体制を強化できるため、予算の厳格な管理や資源の最適な配分も可能です。
加えて、各事業所が個別に購買業務を行わなくなることで、事業所や工場の業務負担が軽減されます。これにより各拠点は本来の業務に専念でき、業務の効率化が図れるでしょう。

一方で、集中購買には以下のようなデメリットも存在します。

　　●　柔軟な仕入れが困難
　　●　各事業所の自主性が失われる
　　●　リアルタイムでの在庫状況が把握しにくい

まず、臨機応変な購買が難しい点が挙げられます。事業所や工場が独自の判断で必要なものを即時に調達できないため、急な対応が求められる場合には不便が生じることがあるでしょう。また、各事業所の自主性が損なわれ、現場のニーズに応じた調達が難しくなる恐れもあります。

さらに、本社で一元管理するため、各事業所の在庫状況をリアルタイムで正確に把握することが難しいという問題も考えられます。。事業所や工場の具体的な在庫状況が本社に正確に伝わらない場合、適切な発注が遅れたり、必要以上の在庫を抱えてしまったりすることにも注意しなければなりません。集中購買を導入するためには、こうした点を踏まえた管理体制の構築が必要です。

分散購買とは、各事業所や工場がそれぞれ独自に必要な材料や部品を調達する手法です。集中購買とは対照的に、各事業所が自らの判断で、取引のある業者や仕入れ先から必要なものを直接購買します。

分散購買の主なメリットには以下が挙げられます。

　　●　緊急時にも柔軟に対応できる
　　●　最適な調達方法を選べる
　　●　効率的な購買が可能

大きなメリットは、現場の状況に応じて柔軟に対応できる点です。必要な資材や部品を即座に手配できるため、緊急時にもスムーズに対処できます。また、現場ごとに最適な調達が行えるため運搬コストの削減が期待でき、近隣の業者から迅速に資材を入手できる点も大きなメリットです。

さらに、分散購買では各事業所が自らの在庫状況を正確に把握しやすく、個別のニーズに合わせて調達できます。これにより、必要以上の在庫を抱えるリスクを抑えながら、効率的な購買活動が実現するでしょう。

分散購買にはいくつかのデメリットも存在します。

　　●　仕入れコストが上がりやすい
　　●　仕入れ内容を均一化できない
　　●　購買コストの管理・分析が複雑になる

まず、大量注文による価格交渉が難しい点です。各事業所が個別に購買を行うため、全社的な購買量が分散して価格交渉の力が弱まります。ただし、事業所ごとに得意先ができ、個別に値下げを受けられる可能性もあります。

また、事業所ごとに発注量や種類が異なるため、コストの均一化が難しく、全社的な購買コストの管理や分析が複雑になることにも注意が必要です。

さらに、コストが不均一になり購買データが分散することで、全社的な仕入れ内容の分析や最適化がしにくくなる点もデメリットです。そのため、企業全体でのコスト削減や戦略的な購買活動の実現は難しい場合があります。

これまでの内容を踏まえて、改めて集中購買と分散購買の違いをまとめましょう。

●集中購買
本社が一括して購買を行うことで管理の効率化やコスト削減を図る手法であり、規模のメリットを生かして有利な条件での購買が可能。ただし、柔軟な対応力には課題がある。

●分散購買
各事業所が独自に購買を行うため、現場のニーズに柔軟に対応できる反面、コストの統一管理や価格交渉力には課題がある。

それぞれメリット・デメリットがあるため、企業は自社の業務内容や規模、目標に応じて、これらの購買手法を適切に使い分けることが重要です。

集中購買と分散購買は、調達する資材の種類やコスト管理の方法によって使い分けることが重要です。企業のニーズや業務内容に応じて、両者をバランスよく取り入れることで、効率的な購買管理が可能となります。

集中購買が適しているのは、高額な資材や設備、全社で共通して使用される汎用資材、さらには輸入資材などを仕入れする場合です。

大規模な発注や高額資材を一括して購入することでコストを削減しやすく、また輸入に伴う手続きなども簡略化できます。

分散購買が適しているのは低額資材や特殊な資材、また、現場ごとに異なるニーズが発生した場合です。低額資材は大量注文によるコスト削減の恩恵を受けにくく、特殊な資材、現場ごとに異なるニーズに対応する資材は、大量の発注がかえって無駄なコストになりかねないためです。

上記に当てはまらない場合でも、現場の状況に応じた迅速な対応が求められるケースや、地域に特化した業者との取引が有利な状況などには、分散購買が適しています。

このような基準で購入方法を適切に使い分け、自社の状況に合わせて適宜仕入れ方法や使い分けの方法を模索することが重要です。

全国各地に事業所や工場があり、購買管理に苦戦している企業は多いといえます。購買管理は仕入れコストに大きな影響を与えるものですが「どこから見直して良いかわからない」「実態を把握している社員が誰もいない」といった理由で、放置されてしまいがちです。

しかし、購買管理の体制を見直し、透明化・効率化を図ったことで、仕入れコストの大幅削減に成功した企業の事例もあります。購買管理をおろそかにせず、自社に合った形を模索し、実践的な取り組みまで落とし込みましょう。

また、最近では購買管理を透明化することが、商品・サービスの品質向上や企業のリスク低減につながるとする見方もあります。これらは、最終的に企業価値の向上をもたらし、さまざまな側面から企業の存続を支えることとなるでしょう。

具体的に購買管理を見直す方法として、購買をソーシングとパーチェシングという2つのステージに分けて考えましょう。それぞれの意味や、見直す際のポイントを詳しく解説します。

ソーシングとは「安くて質のいい取引先を選ぶこと」を指します。ソーシングのステージで主にすべきことは、取引先の見直しです。まずは業者を一覧にして洗い出し、どの業者からどの材料・部品を購買しているか確認しましょう。

重複がある場合、取引先ごとの条件もピックアップして記載します。また、納入までの期間や担当者の対応力など、サービスに関する評価項目も設け、取引先ごとに可視化します。

購買状況が一目で確認できるようになったら、次に条件を整理しましょう。具体的には「価格交渉の余地はないか」「納入期間の短縮を依頼できないか」といった観点から、一つひとつ見直していきます。

交渉の余地が整理できたら、実際に交渉を行いましょう。この過程で重複している取引先は整理し、取引先の数もスリム化します。

パーチェシングとは「効率的に購買を運用すること」です。パーチェシングは主に社内で実行することであり、ソーシングの次のステージといえます。

パーチェシングですべきことは、社内ルールの明確化と徹底です。社内ルールがすでにある場合は、ルールが実態に沿ったものになっているか、効率性の観点から無駄はないか、ルールどおりに運用されているか確認しましょう。発注・検収・支払といった段階別に検討していくと、細かな見落としが生まれにくくなります。

ルールを確認したら、必要に応じて内容を見直します。品目の選定基準を明確化や、発注・検収・支払の全体を俯瞰できるようにする、過去データをすぐに検索できるなど、購買が速やかに正確に実行されるような仕組みづくりを行いましょう。

社内ルールがない場合は、担当者の意見も踏まえつつ、ゼロから仕組みをつくることになります。担当者が変わってもスムーズに運用されるよう、属人的でない仕組みを構築することが大切です。

その後、ルールどおりに運用されるよう現場の整備を行います。例えば購買管理システムの導入や、購買管理マニュアルの作成、上司がチェックする体制づくりなどが考えられます。

余力があれば、購買データを蓄積・分析できる仕組みもつくっておきましょう。データを過去にさかのぼって参照しようとすると、膨大な時間がかかります。分析手法に合った方法でデータを蓄積することで、必要なデータを必要なとき即座に参照が可能です。

仕組みづくりが遅れるほど、データの蓄積は遅くなり、貴重なデータが埋もれてしまうことになります。早めに蓄積・分析に着手すれば、今後も状況の変化に応じて臨機応変の購買管理を見直せるようになるでしょう。

購買管理を透明化して実態をつかんだら、続いては戦略的にコスト削減や品質向上に向けた取り組みを実施していく必要があります。購買管理を戦略的に運用する方法について、3つの視点から解説します。

購買管理を戦略的に運用したいと考えるなら、目的を明確化し、プロジェクトとして動かすことが不可欠です。現場の実態を把握しているか、事業所や工場との調整能力はあるか、膨大なデータを整理する上で部下を上手に動かせるかといった視点で、プロジェクトリーダーを決定しましょう。

プロジェクトリーダーには「購買管理の見直しをしたい」と伝えるだけでなく、その目的まで共有しておくことが大切です。

「購買管理を見直すことで、〇％のコスト削減を目指す」「マニュアルを整備し、品質向上・リスク管理に生かす」「購買管理を企業のブランディングに活用する」といったビジョンを示すことで、プロジェクトリーダーは目的意識を持って動けるようになるでしょう。

データ分析が必要なら数字を扱うことを得意分野とする社員を、システムへの落とし込みを予定しているならITの知識がある社員、会計とかかわる部分については経理担当者など、プロジェクトの遂行に必要な人材を集めることも大切です。

また、各現場の担当者にもプロジェクトに加わってもらうことで、現場を動かし、意見を吸い上げやすくなるでしょう。

企業の仕入れには、材料原価となる「直接材」と、販売管理費になる「間接材」があります。直接材とは、建築資材や商品の原材料などです。一方、間接材とは従業員が使うパソコンや椅子、全社的な広告宣伝費などです。

直接材・間接材に分けて、どのような品目があるのか、コスト削減に向けた取り組みはできているか、状況を本社で把握できているか、支出金額の合計といった情報を整理しましょう。
情報を整理した上で、コスト削減の余地がどのくらいあるか判断し、アプローチするターゲットを決めます。ターゲットが決まったら、そのあとは調整や実行段階に移ります。

本社で状況を把握できていない場合、事業所や工場との調整が必要となるでしょう。また、コスト削減についても、事業所や工場の協力を仰ぐことは不可欠です。責任者とのミーティングなどを通じて、コミュニケーションの機会を持つことに配慮しながら、購買管理の改善に努めることが必要です。

ルールは徹底されなければ意味がありません。仕組みづくりを行うだけでなく、仕組みが継続的に運用されるよう、現場教育やチェック体制にも注力することが大切です。具体的には、仕組みを作った上で、次のようなPDCAサイクルを回していきます。

・Plan：購買管理の仕組みづくり、現状の見直し、現場の意見の吸い上げ、ルールの整備
・Do：新たなルールを適用して実際に購買を運用する
・Check：新たなルールを適用して運用した結果を評価する
・Action：評価結果に基づいて、改善点を反映させ、実行に移す

大切なのは、Planの時点でCheck項目を決めておくことです。そうしなければ、運用後のCheckが滞ってしまいます。Checkの項目を意識しながら運用すれば、ルールの問題点にも気づきやすくなります。また、速やかにCheckができれば、改善に向けたActionも起こしやすくなるでしょう。

PDCAサイクルを回していく中で、自社に最も合った購買管理のあり方が見つかるはずです。

購買管理を効率化するための有効な手段として、システムの導入が挙げられます。集中購買を行う場合には、各拠点からの発注情報や支出を適切に管理する必要があり、手動での管理には限界があります。また、分散購買の場合も各事業所が独自に購買を行うため、全社的な支出の一元管理が難しいことが課題です。

購買管理システムを導入することで、発注プロセスや在庫状況、支出の状況をリアルタイムで把握できます。これにより業務の効率化だけでなく、購買データの分析や予算管理の精度も向上するでしょう。特に集中購買を行う企業では、複数拠点の購買を一元的に管理することで、コスト削減や購買プロセスの効率化が実現します。

さらに、システムの導入により人的ミスの軽減が期待でき、発注ミスや在庫の過不足も減るでしょう。システムは自動的に購買履歴や在庫情報を更新し、適切なタイミングでの発注をサポートするため、適正な在庫管理につながります。

また、購買管理の効率化のためには、パーチェシングカードによる支払い方法の一本化も効果的です。パーチェシングカードは後払いのため、利用から支払いまで猶予期間があり、手元にお金を残しておける期間が長くなります。これにより、キャッシュフローの改善にもつながります。

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購買管理を見直し、透明化・効率化すれば、購買データを基に公平な取引の実現や、仕入れコストの大幅な削減、商品・サービスの品質向上を図ることができます。

売上を伸ばすことも大切ですが、仕入れコストを下げることも利益最大化につながる重要なポイントです。購買管理がスムーズになれば、現場で働く従業員の満足度や、その先にある顧客へのサービスの品質があがるといった効果も期待できます。

購買管理をおろそかにせず、自社に合った仕組みをつくって運用できるよう、改善していくことが大切です。
透明性を確保するためには、購買データの可視化や一元管理が重要です。購買管理システムの導入により、すべての購買データがリアルタイムで確認できるようになるため、企業全体の購買状況が把握しやすくなります。これにより、購買プロセスの改善やコスト削減が実現し、経営効率が向上するでしょう。

中小企業の経費精算・管理システムには「Concur Expense」がおすすめです。経費精算を自動化・見える化することで、大幅な業務効率化が実現します。また、パーチェシングカードを活用した支払いの1本化も、購買管理の効率化に役立ちます。パーチェシングカードは「UCパーチェシングカード」がおすすめです。